Privacyverklaring sollicitanten
NS Mobiliteitsdiensten B.V. (NSM) respecteert uw privacy als sollicitant. U hebt er recht op dat NSM zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaat. Dat is onder meer vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. NSM wil persoonsgegevens op een rechtmatige, behoorlijke en transparante manier verwerken, conform wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring leest u hoe NSM omgaat met uw persoonsgegevens. Hieronder beschrijven wij welke informatie wij verzamelen en hoe wij deze gebruiken. Deze verklaring is opgebouwd uit verschillende hoofdstukken:

Wat zijn persoonsgegevens?
Voor welke doeleinden verwerkt NSM persoonsgegevens?
Op basis van welke grondslag verwerkt NSM persoonsgegevens?
Welke persoonsgegevens verwerkt NSM?
Hoe verwerkt NSM persoonsgegevens?
Worden persoonsgegevens met derden gedeeld?
Wat zijn uw rechten?
Aanvullende informatie

Wat zijn persoonsgegevens?
Als u solliciteert bij NSM verwerken wij uw persoonsgegevens. Een persoonsgegeven is informatie die herleidbaar is tot een natuurlijk persoon, door ons of door een ander. Een voorbeeld van een persoonsgegeven is een naam of een huisadres, maar ook onder meer een e-mailadres of een kenteken kan een persoonsgegeven zijn. Uw persoonsgegevens verstrekt u tijdens het sollicitatieeproces via de mail en de website.

Voor welke doeleinden verwerkt NSM persoonsgegevens?
NSM verwerkt de persoonsgegevens van sollicitanten om hun geschiktheid te beoordelen voor een bestaande of toekomstige functie. Daarnaast verwerkt NSM de persoonsgegevens gedurende de sollicitatieprocedure om met u als kandidaat in contact te treden voor het plannen van gesprekken als onderdeel van die procedure. Tot slot worden de persoonsgegevens gebruikt om eventueel een arbeidsvoorwaardelijk aanbod te doen, een nieuwe medewerker aan te melden in het systeem en een arbeidsovereenkomst op te stellen.

Op basis van welke grondslag verwerkt NSM persoonsgegevens?
De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens van sollicitanten is de noodzakelijkheid voor de totstandkoming van een overeenkomst. Indien u als sollicitant niet voor de functie in aanmerking komt kan NSM wel vragen of uw CV opgeslagen mag blijven voor het geval er binnenkort alsnog een relevante vacature is. Indien u daarmee akkoord gaat is de grondslag voor het in portfolio houden, de toestemming van de betrokkene. NSM bewaart het CV, motivatiebrief en contactgegevens dan maximaal één jaar. De betrokkene, de sollicitant, kan zijn of haar toestemming altijd intrekken door een e-mail te sturen naar hr@nsgo.nl. Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

Welke persoonsgegevens verwerkt NSM?

Tijdens de zoektocht naar de geschikte kandidaat kan NSM verschillende persoonsgegevens verwerken. Dit is afhankelijk van de persoonsgegevens die u zelf verstrekt. Vaak zal dit in ieder geval de volgende gegevens betreffen:

Voornaam
Achternaam
Initialen
Straatnaam en huisnummer
Postcode
Woonplaats
Land
Telefoonnummer
E-mailadres
Geslacht
Geboortedatum
Geboorteplaats
Kopie van CV
Kopie van motivatiebrief
Assessments
Arbeidsgeschiedenis
Huidige functie
Referenties

Hoe verwerkt NSM persoonsgegevens?
5.1. Maatregelen
NSM neemt alle redelijke, passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om onze sollicitanten te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens. Daarbij verwerkt NSM uw persoonsgegevens alleen binnen de Europese Unie. Als er ondanks de beveiligingsmaatregelen toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zal NSM u zo snel mogelijk informeren over het incident. NSM informeert u dan tevens over de maatregelen die zijn genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.

5.2. Bewaartermijnen
NSM bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw persoonsgegevens zijn verzameld. De bewaartermijn voor de sollicitatiegegevens is vier weken na de afronding van het sollicitatieproces. Uw sollicitatiegegevens worden dus vier weken na afronding van het sollicitatieproces vernietigd, tenzij u toestemming geeft de gegevens langer te bewaren. Dan geldt een bewaartermijn van een jaar.

5.3. Geautomatiseerde besluitvorming
NSM maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Dit wil zeggen dat er geen besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst.

Worden persoonsgegevens gedeeld met derden?
NSM verstrekt uw gegevens niet aan derden. Wel maakt NSM gebruik van een HR-systeem waarin uw gegevens verwerkt worden. Met de organisatie achter dit HR-systeem is een verwerkersovereenkomst gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens. NSM blijft verwerkingsverantwoordelijke voor deze verwerkingen. Daarnaast werkt NSM regelmatig samen met recruitmentbureaus. Zij hebben inzage in de persoonsgegevens in ons HR-systeem. Ook met deze leveranciers is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Wat zijn uw rechten?
Als uw persoonsgegevens worden verwerkt, hebt u wettelijk gezien een aantal rechten die u kan inroepen. Het gaat om de volgende rechten:
- Recht op informatie: U hebt het recht om aan NSM te vragen of uw persoonsgegevens worden verwerkt.
- Inzagerecht: U mag controleren of, en op welke manier, uw gegevens worden verwerkt.
- Correctierecht: Als duidelijk wordt dat persoonsgegevens niet kloppen, kunt u een verzoek indienen bij NSM om dit te corrigeren.
- Recht op wissen van gegevens: In gevallen waarin u toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, of wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, heeft u het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
- Recht op beperking van de verwerking: In gevallen waarin u vindt dat de persoonsgegevens onjuist zijn, controleert NSM de juistheid hiervan. Zolang er geen duidelijkheid is, worden de persoonsgegevens zo beperkt mogelijk verwerkt.
- Recht om gegevens over te dragen: Als de door u zelf verstrekte persoonsgegevens geautomatiseerd bij NSM worden verwerkt, heeft u het recht om NSM te vragen deze gegevens gestructureerd en in een gangbaar formaat aan u over te dragen.
- Recht op bezwaar: U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. NSM zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor
de verwerking die zwaarder wegen. Uiteindelijk kunt u ook nog bezwaar of beroep aantekenen bij de rechter.

Om gebruik te maken van deze rechten moet u een verzoek indienen. Dit verzoek kan schriftelijk worden ingediend. Binnen vier weken na ontvangst zal NSM beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Let op! Bovenstaande rechten kunt u niet altijd uitoefenen. Zo kunt u ons niet vragen persoonsgegevens te wissen die wij wettelijk vast moeten leggen.

Aanvullende informatie
Als u vragen of klachten heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op met NSM via hr@nsgo.nl. NSM is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van sollicitatiegegevens. Voor vragen of klachten kunt u ook contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming, privacy@nsgo.nl. Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is van 6 januari 2023 en kan worden aangepast. Wij adviseren u om regelmatig de verklaring na te lezen op mogelijke aanpassingen.

Solution Engineer

Documenten